Organizace účetnictví

• Publikováno: 8.2.2010
• Typ: výklady
• Zdroj: Účetnictví v praxi 2010/2

Ing. Zdenka Cardová

Organizace účetnictví je závislá zejména na velikosti firmy a na předmětu činnosti firmy. Žádný přesný návod na organizaci účetnictví neexistuje. Velká firma má zpravidla samostatný odbor účetnictví, který je dále organizačně členěn v souladu s konkrétní činností firmy. Jinak je tomu v malé firmě, kde není potřeba vytvářet ani samostatný útvar účetnictví, tím méně ho dále organizačně členit.

Jsou i firmy, které vedení účetnictví přenechávají specializovaným firmám. Pro některé firmy může být outsourcing účetních služeb, ale i mzdových a daňových služeb, cestou ke snížení nákladů. Je samozřejmě na zvážení každé firmy, kdy si může dovolit danou činnost outsourcovat, a kdy to již pro ni přestane být efektivní. Potom je třeba zamyslet se nad vlastní organizací účetnictví.

Dále uvedený text zaměřený na organizaci účetnictví si rozdělíme na tyto oblasti:

• Organizační struktura odboru účetnictví.
• Základní principy a předpoklady vedení účetnictví uložené právními předpisy.
• Základní dokumenty vymezující účetní jednotku.
• Systém zpracování účetnictví.

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA ODBORU ÚČETNICTVÍ

Organizace účetnictví je těsně spjata s celkovou organizační strukturou firmy. Uveďme si jeden z možných příkladů organizační struktury odboru účetnictví ve větších podnikatelských firmách zaměřených na výrobu:

Náplň práce účtáren souvisí u všech (kromě všeobecné účtárny) s dílčí složkou určité hospodářské činnosti firmy. Organizace práce v jednotlivých účtárnách, v jejich vazbách vnějších i vnitřních, musí zabezpečovat správně vedené účetnictví v souladu s právními předpisy. Jaké právní předpisy vymezují účetnictví?

ZÁKLADNÍ PRINCIPY A PŘEDPOKLADY VEDENÍ ÚČETNICTVÍ ULOŽENÉ PRÁVNÍMI PŘEDPISY

Základní pravidla pro vedení účetnictví jsou v současných podmínkách v ČR stanovena zejména:

• zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZU“),
• vyhláškami (tj. prováděcími předpisy k ustanovení ZU),
• Českými účetními standardy (dále jen „ČÚS“), tj. pravidly k docílení souladu účetních metod,
• vnitřními účetními předpisy (tj. pravidly stanovenými účetní jednotkou v rámci povolených mantinelů).

ZU, který je závazný pro všechny účetní jednotky, je zaměřen na základní účetní principy, předpoklady a pravidla. Základní části zákona jsou:

• Obecná ustanovení.
• Účetní soustavy, účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy.
• Účetní závěrka.
• Způsoby oceňování.
• Inventarizace majetku a závazků.
• Úschova účetních záznamů.
• Závěrečná ustanovení.

Jedno ze základních pravidel stanovených v ZU:

V souladu se ZU jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví:

• správné,
• úplné,
• průkazné,
• srozumitelné,
• přehledné a
• způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

V ZU nalezneme i ustanovení související s outsourcingem účetních služeb:

Účetní jednotky mohou pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu. Pověřením se však nezbavuje účetní jednotka odpovědnosti za vedení účetnictví.

Vyhlášky, kterými se provádějí některá ustanovení ZU, jsou závazné pouze pro určité účetní jednotky.

Přehled vydaných vyhlášek - podle vybraných účetních jednotek:

*) Vyhlášky ve znění pozdějších předpisů

V našem příspěvku se zaměřujeme na podnikatelské subjekty, tedy vyhlášku č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „VPU“), která specifikuje zejména:

• rozsah a způsob sestavování účetní závěrky,
• uspořádání, označování a obsahové vymezení položek majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv a dále nákladů, výnosů a výsledků hospodaření v účetní závěrce,
• uspořádání a obsahové vymezení vysvětlujících a doplňujících informací v příloze v účetní závěrce a dále přehledu o peněžních tocích a přehledu o změnách vlastního kapitálu,
• směrnou účtovou osnovu,
• účetní metody,
• metody přechodu z jednoduchého účetnictví nebo daňové evidence podle zvláštního zákona na účetnictví,
• vymezení konsolidované účetní závěrky.

K docílení souladu při používání účetních metod účetními jednotkami vydalo Ministerstvo financí ČR ČÚS. Ministerstvo financí ČR vede registr ČÚS a oznamuje jejich vydání ve Finančním zpravodaji. ČÚS obsahují doporučené postupy pro určité účetní jednotky. Pokud budeme respektovat vymezené postupy a metody, neměli bychom se dostat do rozporu se zákonem a vyhláškami. ČÚS jsou (stejně jako vyhláška) specifické pro určité účetní jednotky. ČÚS pro podnikatele jsou od č. 001 do č. 023.

Aplikaci účetních pravidel (obsažených ve výše uvedených předpisech) je třeba rozpracovat v každé účetní jednotce do souboru, který se zpravidla nazývá vnitřní účetní předpisy. Ve výše uvedených předpisech nalezneme řadu ustanovení, která vymezují povinnost účetním jednotkám vnitřní předpis sestavit. Některé vnitřní předpisy nejsou výslovně žádným závazným ustanovením předepsány - například oběh účetních dokladů. Avšak vymezením oprávněnosti a odpovědnosti příslušných zaměstnanců, vypracováním návaznosti pracovních postupů, včetně lhůt předání dokladů mezi jednotlivými pracovišti, je vytvořen základní předpoklad k vybudování funkčního systému ve firmě.

Po stručném uvedení právních předpisů vymezujících účetnictví se konkrétně zaměříme na praktické postupy v organizaci účetnictví.

Jaké základní dokumenty jsou rozhodné pro vymezení firmy?

ZÁKLADNÍ DOKUMENTY VYMEZUJÍCÍ FIRMU

K základním dokumentům patří (podle toho o jakou firmu se jedná) zpravidla:

• výpis z obchodního rejstříku, živnostenské listy, licence, koncese,
• společenská smlouva, stanovy,
• zápisy z valných hromad,
• organizační schéma.

Základní informace nezbytné pro účetnictví podává výpis z obchodního rejstříku, kde je uveden den zápisu do obchodního rejstříku, tj. den vzniku společnosti (den, ke kterému se sestavuje první rozvaha). Výpis z obchodního rejstříku obsahuje i informaci o datu založení společnosti, tj. datum uzavření společenské nebo zakladatelské smlouvy. Od data založení společnosti vznikají tzv. zřizovací výdaje, které souvisejí se zřízením nové firmy (soudní a notářské poplatky a jiné úřední výlohy, náklady na pracovní cesty, mzdy, odměny za zprostředkování, nájemné). Zřizovací výdaje jsou též výdaje, které budou uhrazeny následně (po vzniku firmy) jiným osobám v souvislosti se zřízením.

Další důležité skutečnosti nezbytné pro účetnictví:

• obchodní jméno firmy a sídlo, identifikační číslo,
• právní forma,
• výše základního kapitálu a jeho splacená část,
• rozdělení základního kapitálu na podíly nebo akcie,
• stanovení statutárních orgánů,
• podepisování za společnost,
• předmět činnosti.

Účtový rozvrh by měl být sestaven v návaznosti na jednotlivé činnosti.

Společenská smlouva, stanovy

Kromě již uvedených informací, zde získáme další údaje důležité pro účetnictví. Například:

• výše vkladu každého společníka při založení společnosti včetně způsobu a lhůty splácení vkladu (u a. s. jmenovitá hodnota a forma akcií),
• výše úroků ze včas nesplaceného vkladu,
• v případech nepeněžitého vkladu - ocenění a způsob náhrady nesplacené části nepeněžitého vkladu,
• výše rezervního fondu včetně jeho dotace do stanovené výše,
• způsob tvorby ostatních fondů,
• rozdělení zisku,
• povinnost a způsob úhrady ztráty,
• splatnost vypořádacího podílu,
• rozdělení likvidačního zůstatku apod.

Zápisy z valných hromad

Na základě zápisu z valné hromady se účtuje o výsledku hospodaření ve schvalovacím řízení (tento účet nesmí mít k okamžiku uzavření účetních knih zůstatek), případně o dalších skutečnostech, např. o zvýšení nebo snížení základního kapitálu apod.

Organizační schéma vymezuje vnitřní organizační strukturu firmy.

Vnitřní organizační struktura má vliv i na způsob vedení vnitropodnikového účetnictví a na oběh účetních dokladů. Organizační schéma je součástí přílohy v účetní závěrce.

Posledním bodem dnešního úvodního vymezení organizace účetnictví je systém zpracování účetnictví.

SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ ÚČETNICTVÍ

Při ručním zpracování účetnictví (což je v současné době ojedinělé) je vhodné vnitřním předpisem vymezit alespoň:

• Uvedení postupů účtování.
• Doložení veškerých používaných vzorů předtištěných účetních knih (deník, hlavní kniha, kniha analytických účtů, kniha podrozvahových účtů).
• Uvedení seznamů účetních knih.
• Zajištění všech vazeb mezi syntetickými a analytickými účty (vedení kontrolních soupisek analytických účtů).
• Pravidelné sestavování předvahy (zpravidla měsíční), která především kontroluje zásadu podvojnosti účetního zápisu (součet obratů strany MD všech účtů se musí rovnat součtu obratů strany Dal všech účtů), kontroluje úplnost účetnictví (součet obratů syntetických účtů se musí rovnat deníkovému obratu); shrnuje údaje rozptýlené na jednotlivých účtech do souhrnného a přehledného uspořádání.
• Sestavení účtového rozvrhu.
• Uvedení dokladových řad.

Při programovém zpracování účetnictví na počítači (což je v současné době obvyklé) je vhodné vnitřním předpisem vymezit alespoň:

• používaný účetní program,
• seznam účetních knih,
• seznam používaných počítačových sestav,
• dokladové řady,
• účtový rozvrh.

Tento vnitřní předpis spolu s vnitřním předpisem o oběhu účetních dokladů podmiňuje úplnost a průkaznost účetnictví. Nyní podrobněji k jednotlivým bodům.

U používaného účetního programu by měly být k dispozici informace o jeho názvu, o navazujících agendách a jejich vzájemném propojení; dále informace o autorské firmě (název a adresa) a způsobu zabezpečení aktualizace a servisu. Součástí projekčně programové dokumentace by měla být alespoň uživatelská příručka, popisující práci s programem z hlediska uživatele; algoritmy automaticky prováděných operací a výpočtů; harmonogram zpracování.

ZU jsou předepsané čtyři účetní knihy:

• deník (deníky),
• hlavní kniha,
• knihy analytických účtů a
• knihy podrozvahových účtů.

ZU připouští účtování i v několika denících, například deník vystavených faktur, deník došlých faktur, pokladní deník apod. Je tedy třeba vnitřním předpisem stanovit, zda bude firma účtovat všechny účetní případy chronologicky v jednom deníku (typické zejména pro menší a střední firmy) nebo, zda bude mít deníků více. V tom případě je nutné rozhodnout o jaké deníky se bude jednat a rovněž jakým způsobem budou sloučeny (v souladu s účetním programem) pro zajištění jednoho výstupu z účetnictví.

Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují minimálně tyto informace:

1. zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha,
2. souhrnné obraty strany Má dáti a Dal účtů, alespoň za kalendářní měsíc,
3. zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka.

Jedná se o minimální požadavky, čili i v tomto případě musí firma rozhodnout v souladu s těmito minimálními požadavky o obsahu hlavní knihy.

V knihách analytických účtů se podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy. Analytické účty jsou zpravidla součástí hlavní knihy (zápisy na syntetických i analytických účtech se provádějí jedním vstupem).

V knihách podrozvahových účtů se uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v deníku a hlavní knize (např. najatý majetek, odepsané pohledávky, závazky z leasingu apod.). Firmy, které vedou účetnictví ve zjednodušeném rozsahu (zpravidla ty, které nemají povinnost auditu) mohou spojit účtování v deníku s účtováním v hlavní knize a nemusí účtovat v knihách analytických a podrozvahových účtů.

Firmy tedy rozhodují o možnosti použití a obsahu knih analytických a podrozvahových účtů. Vhodné je postupovat v souladu s ČÚS č. 001 - Účty a zásady účtování na účtech.

Ostatní používané počítačové sestavy je třeba rozvést vnitřním předpisem s uvedením způsobu a účelu jejich používání.

Pro zajištění průkazně vedeného účetnictví je třeba jednotlivé typy účetních dokladů vzestupně číslovat v číselných řadách.

Přijaté faktury

Poznámka:

xx = poslední dvojčíslí letopočtu

Číselné řady je nutné volit takovým způsobem, aby při postupném přibývání dokladů byla vytvářena souvislá vzestupná řada.

Seznamy účetních knih a seznamy číselných znaků, symbolů a zkratek použitých v účetnictví při označování účtů a při účetních zápisech v účetních knihách a ostatních účetních písemnostech s uvedením jejich významu jsou zpravidla uloženy u vedoucího účtárny, který odpovídá i za jejich aktualizaci.

Závazným vnitřním předpisem je účtový rozvrh. V účtovém rozvrhu je firma povinna vycházet z označení a uspořádání účtových skupin směrné účtové osnovy (stanovené VPU). Při vedení účetnictví v plném rozsahu firma stanoví v účtovém rozvrhu uspořádání a obsah syntetických účtů v rámci účtových skupin směrné účtové osnovy, při vedení účetnictví ve zjednodušeném rozsahu sestaví účtový rozvrh, v němž může uvést pouze účtové skupiny, nevyžadujeli zvláštní právní předpis členění podrobnější. V rámci syntetických účtů se vytvářejí analytické účty, které zajišťují členění syntetických účtů například podle potřeb firmy, požadavků právních předpisů a případně dalších potřeb.

Před každou firmou stojí tedy celá řada úkolů, které má vymezit vnitřním předpisem. V dalším pokračování našeho seriálu se zaměříme na organizaci oběhu účetních dokladů.