UKÁZKA INTERNÍ SMĚRNICE

Název a adresa účetní jednotky
Schválil ……………………………………
ekonomický náměstek ředitele

Dne: 15. 12. 2009

Směrnice pro inventarizaci samostatných movitých věcí a souborů movitých věcí č. 8/2009

I.
Účel a termín provádění inventarizace

1. K řádnému a průkaznému splnění požadavků zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zejména § 8, § 29 a § 30, jakož i k zabezpečení řádné ochrany a hospodaření s majetkem naší společnosti, vydávám pro inventarizaci samostatných movitých věcí a souborů movitých věcí tuto interní směrnici, která je závazná pro všechny zaměstnance.
2. Tato inventarizace se provádí jako řádná za hospodářský rok v prvých dnech července zpětně k rozvahovému dni, tj. k 30. červnu, v souvislosti s řádnou účetní závěrkou. V ostatních případech, kdy je nutné ověření tohoto majetku, se provádí mimořádná inventarizace.
3. Hospodářský rok – jako roční účetní období – začíná v naší účetní jednotce dnem 1. července běžného roku a končí k 30.červnu v roce příštím.

II.
Předmět a rozsah inventarizace

1. Předmětem inventarizace jsou samostatné movité věci a soubory těchto movitých věcí včetně příslušenství se samostatným technicko-ekonomickým určením s dobou použitelnosti delší než jeden rok a od výše ocenění 10.000 Kč, určeného vedením naší účetní jednotky v interní směrnici č. 5/2009. V tomto směru inventarizaci podléhají automobily, počítače a laptopy (přenosné počítače), tiskárny, kopírky, mobilní telefony a SIM karty, ucelené soupravy nábytku, židle, křesla, skříně, stoly, vařiče, vysavače a ostatní – dále nejmenované – movité věci i v nižším ocenění, nacházející se v místnostech a prostorách, v nichž se provádí inventura.
2. Jedná se o samostatné movité věci a soubory těchto movitých věcí, které:
   1. jsou v našem vlastnictví a sledovány v rámci dlouhodobého hmotného majetku v účetnictví na rozvahových (syntetických a analytických) účtech účtové skupiny 02,
   2. jsou používány v rámci finančního a operativního leasingu a sledovány v podrozvahové evidenci,
   3. jsou sledovány v operativní evidenci jako drobné movité věci s pořizovací cenou do 5.000 Kč, které jsou po vydání do používání zcela odepsány v nákladech (např. židle, stoly, SIM karty)
3. Inventarizaci podléhají všechny výše uvedené předměty, nacházející se v době inventarizace ve všech místnostech a prostorách naší společnosti, a to:
   1. v hlavní budově v Praze,
   2. v kanceláři v Brně,
   3. v kanceláři v Ostravě.

III.
Vymezení inventarizace

Pro vnitřní účely naší společnosti zahrnuje inventarizace samostatných movitých věcí a souborů movitých věcí zejména tyto fáze:

1. Přípravu na tuto akci, zahrnující zejména ustavení a proškolení příslušných inventarizačních komisí, přípravu inventarizovaného hmotného majetku na tuto akci ze strany odpovědného pracovníka za movité věci a přípravu potřebných písemných podkladů pro tuto akci ze strany účtárny.
2. Provedení fyzické a ve vymezených případech i dokladové inventury movitých věcí a zjištění skutečných stavů tohoto majetku.
3. Ověření zjištěných skutečných stavů movitých věcí a jejich příslušenství se stavy v počítačovém inventurním soupisu, obsahujícím jejich účetní stavy k rozvahovému dni, a to inventární číslo (u automobilů SPZ), popis (název – typ) a pořizovací cenu jednotlivých movitých věcí, vedených na rozvahových (syntetických a analytických) a podrozvahových účtech, jakož i movitých věcí, evidovaných v operativní evidenci v místních seznamech.
4. Zjištění účetních chyb a inventarizačních rozdílů a návrh na jejich vypořádání, jejich schválení.
5. Vyhotovení průkazného inventurního soupisu a inventarizačního zápisu.
6. Zaúčtování příp. inventarizačních rozdílů (mank a přebytků) a oprav účetních chyb v účetních knihách účetního období, za které se inventarizací ověřuje skutečný stav movitých věcí.

IV.
Inventarizační orgány

1. Za organizaci přípravy, řízení a provádění inventarizace samostatných movitých věcí a souborů movitých věcí v naší společnosti včetně dodržení zákonných předpisů a ustanovení této směrnice odpovídá ústřední (firemní) inventarizační komise (dále jen „ÚIK“) v tomto složení:
   Předseda: Josef Novotný
   Člen – tajemník ÚIK: Milan Novák
   Člen ÚIK: Zdeněk Šindelář
   Člen ÚIK: František Plojhar
   Člen ÚIK: Jan Pačes
2. Za fyzickou inventuru samostatných movitých věcí a souborů movitých věcí ve vlastnictví naší společnosti a movitých věcí získaných v rámci finančních a operativního leasingu, jakož i movitých věcí sledovaných v operativní evidenci, zodpovídají příslušné dílčí inventarizační komise (dále jen „DIK“), které v potřebném počtu odborníků s vymezením jejich povinností pro jednotlivá pracoviště společnosti a se souhlasem těchto pracovníků jmenuje předseda ÚIK ve spolupráci s vedoucím účtárny.
3. Každá dílčí inventarizační komise se jmenuje s pořadovým číslem ve slovním vyjádření (z důvodu odlišení) a ve jmenovitém složení:
   Předseda
   Člen DIK
   Člen DIK
   Pracovník, odpovědný za svěřený majetek musí být členem DIK, ale nesmí být jejím předsedou.

V.
Úkoly inventarizačních orgánů

1. Ústřední inventarizační komise:
   1. vypracuje každoročně ve spolupráci s účtárnou souborný plán (harmonogram) rozložení a provedení fyzických inventur, a to do 15. dubna před prováděním inventarizace movitých věcí k rozvahovému dni, tj. k 30. červnu, který předá neprodleně ke schválení řídícímu partnerovi,
   2. zajistí včasné proškolení pracovníků, kteří se budou podílet na přímém provedení fyzických inventur,
   3. předá předsedům každé DIK počítačové inventurní soupisy s účetními stavy (např. e-mailem) včetně případně jiných potřebných písemností jako podklad k provedení fyzické inventury. Tyto počítačové inventurní soupisy včetně případně dalších potřebných písemností připraví pro ÚIK účtárna,
   4. kontroluje průběžně provádění fyzických inventur a metodicky řídí DIK,
   5. projednává výsledky fyzických inventur jednotlivých DIK a jejich inventarizační písemnosti,
   6. provede k rozvahovému dni (k 30.červnu) souhrnné zhodnocení výsledků inventur a pořídí o tom souhrnný inventarizační zápis, který obdrží vedení společnosti,
   7. předkládá návrhy na řešení inventarizačních rozdílů (mank a přebytků) a likvidaci movitých věcí řídícímu partnerovi,
   8. pořizuje o každém jednání ÚIK zápis, který obdrží všichni členové ÚIK, účastníci jednání a účtárna.
2. Každá dílčí inventarizační komise:
   1. zjistí skutečné stavy movitých věcí, jejichž fyzickou inventurou je pověřena a tyto stavy odsouhlasí v počítačovém inventurním soupisu, případně jej doplní o nově zjištěné nebo naopak vypustí chybějící movité věci,
   2. dohodne přesný okamžik zahájení fyzické inventury (datum a čas) s odpovědnými pracovníky za inventarizovaný majetek a jejich přítomnost při inventuře,
   3. doplní inventurní soupisy, např. o prohlášení odpovědné osoby včetně vlastnoručních podpisů členů, předsedy DIK a odpovědného pracovníka,
   4. sepíše po skončení fyzické inventury též inventarizační zápis, v němž zhodnotí celkový výsledek fyzické inventury a uvede návrh na vypořádání případných inventarizačních rozdílů,
   5. musí provést příslušnou fyzickou inventuru ve stanoveném termínu,
   6. předá výsledky jednotlivých fyzických inventur včetně inventurního soupisu a inventarizačního zápisu neprodleně po jejich ukončení předsedovi ÚIK.

VI.
Souborný plán rozložení a provedení fyzických inventur

K vytvoření potřebného předpokladu a žádoucích podmínek k provedení fyzických inventur samostatných movitých věcí a souborů movitých věcí je třeba vypracovat souborný plán rozložení a provedení fyzických inventur tohoto majetku, který bude obsahovat minimálně pro každou dílčí inventarizační komisi (DIK) následující údaje a informace:

1. Slovní vyznačení pořadového čísla DIK a její jmenovité složení včetně odpovědného pracovníka za inventarizované movité věci.
2. Datum předání a převzetí evidenčních písemností (účetních stavů), vypracovaných účtárnou.
3. Datum provedení nebo zahájení (podle rozsahu) fyzické inventury.
4. Rozsah a předmět fyzické inventury s vymezením konkrétních míst, místností a ostatních prostor, v nichž se nacházejí příslušné skupiny (druhy) movitých věcí, které je třeba podrobit fyzické inventuře.
5. Datum předání inventarizačních písemností ústřední inventarizační komisi, resp. tajemníkovi této komise.
6. Jméno a funkce osoby, která souborný plán vypracovala.

VII.
Inventury

1. Skutečné stavy samostatných movitých věcí a souborů movitých věcí a jejich příslušenství se zjišťují:
   1. fyzickou inventurou u movitých věcí sledovaných na rozvahových a podrozvahových účtech v přímém používání naší společnosti včetně movitých věcí sledovaných v operativní evidenci na místních seznamech,
   2. dokladovou inventurou u movitých věcí ve vlastnictví naší společnosti a najatých na finanční a operativní leasing, u nichž nelze provést fyzickou inventuru. Jedná se především o movité věci, které jsou v osobním užívání zaměstnanců [zejména automobily, laptopy (přenosné počítače) a mobilní telefony a SIM karty].
2. Fyzická inventura movitých věcí spočívá v ověření jejich existence a celistvosti příslušnou DIK na podkladě počítačového inventurního soupisu a místního seznamu a v kontrole jejich příslušenství, řádného stavu a označení, udržování a využívání.
3. Dokladová inventura movitých věcí, předaných zejména do osobního užívání zaměstnanců spočívá ve vyhotovení inventurních soupisů účtárnou, na podkladě příslušných evidenčních listů jednotlivých movitých věcí a smluv o výpůjčce, uzavřených se zaměstnanci.

VIII.
Inventurní soupisy

1. Skutečné stavy movitých věcí, zjištěné při fyzické a dokladové inventuře, vyznačí příslušné inventarizační orgány v inventurních soupisech, které se pořídí ve dvojím vyhotovení na počítači. Podkladem pro jejich vyhotovení jsou předem e-mailem obdržené počítačové inventurní soupisy s účetními stavy k rozvahovému dni, v nichž se vyznačí, resp. opraví a doplní skutečné změny oproti stavu, uváděném v těchto soupisech.
2. Jednotlivé strany inventurních soupisů musí být po jejich vyplnění označeny pořadovými čísly stránek, přičemž žádné číslo nesmí být vynecháno ani uvedeno dvakrát. Na každé straně inventurního soupisu se uvede kontrolní součet korunových (peněžních) částek a na poslední straně rekapitulace.
3. Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat
   1. skutečnosti, podle kterých je možno zjištěné movité věci jednoznačně určit,
   2. způsob zjišťování skutečných stavů,
   3. ocenění movitých věcí k rozvahovému dni i pro účely vytváření rezerv a opravných položek,
   4. okamžik zahájení a ukončení inventury,
   5. podpisy předsedy a členů DIK (v případě fyzické inventury) nebo podpis pracovníka účtárny odpovědného za provedení dokladové inventury,
   6. podpis pracovníka odpovědného za movité věci.
4. Skutečné stavy movitých věcí, sledovaných v operativní evidenci, se uvádějí do samostatných seznamů.
5. Inventarizační rozdíly, tj. chybějící či přebývající jednotlivé movité věci, zjištěné při inventuře, se zjistí ze záznamů či poznámek provedených (vyznačených) v předem obdrženém počítačovém inventurním soupisu. Jejich celkové vyčíslení se provede v inventarizačním zápise.

X.
Inventarizační zápisy

1. O provedené fyzické a dokladové inventuře je třeba – kromě průkazných inventurních soupisů – vyhotovit též zápis o provedení inventarizace. Tento inventarizační zápis vyhotovují jednotlivé dílčí inventarizační komise a pracovníci provádějící dokladovou inventuru. Pro tyto inventarizační orgány končí inventarizace dnem předání tohoto zápisu a inventurních soupisů včetně prohlášení odpovědného pracovníka ke vzniku mank a přebytků (chybějících a přebývajících movitých věcí) tajemníkovi ústřední inventarizační komise.
2. Pracovníci odpovědni za provedení inventur odevzdají požadované písemnosti tajemníkovi ÚIK neprodleně po ukončení příslušné inventury nejpozději do data uvedeného v souborném plánu. Přitom inventarizační zápis musí obsahovat tyto skutečnosti:
   1. celkovou hodnotu inventarizovaných samostatných movitých věcí a souborů movitých věcí,
   2. počet stran přiložených inventurních soupisů,
   3. rekapitulaci zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy v pořizovacích cenách,
   4. zjištěné inventarizační rozdíly včetně zdůvodnění jejich vzniku,
   5. návrh na řešení inventarizačních rozdílů (doporučení pro ÚIK),
   6. další skutečnosti, které ovlivňují výsledky inventarizace (např. potřebu oprav movitých věcí),
   7. návrh na preventivní opatření.
3. ÚIK odpovídá za provedení rekapitulace všech výsledků inventarizačních prací a za souhrnnou zprávu vedení společnosti včetně návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů a případnou tvorbu opravných položek a rezerv v termínu do deseti dnů po odevzdání dílčích zpráv o provedení inventarizace, nejpozději však do 15. srpna.

XI.
Ostatní ustanovení

1. Pracovníci odpovědní za samostatné movité věci a soubory movitých věcí předají předsedovi příslušné DIK doklady týkající se stavu či pohybu movitých věcí, které nebyly zaúčtovány a podepsané prohlášení, že fyzická inventura proběhla za jejich přítomnosti a že veškeré doklady byly předány k zaúčtování před zahájením inventury a že žádné doklady ani informace o movitých věcech nebyly zatajeny. Toto prohlášení bude připojeno k inventarizační dokumentaci předávané tajemníkovi ÚIK.
2. V případě, že osoba odpovědná za svěřené movité věci se nemůže zúčastnit fyzické inventury, může být zastoupena osobou, kterou písemně určí.
3. Při fyzické inventuře movitých věcí je třeba zjistit a zvlášť sepsat jednotlivé předměty, které nejsou používány. Návrhy na vyřazení těchto movitých věcí předloží předsedové DIK spolu s inventarizační dokumentaci tajemníkovi ÚIK.
4. Po odsouhlasení výsledků celé inventarizace movitých věcí vedením společnosti bude veškerá inventarizační dokumentace bezodkladně předána účtárně k zaúčtování a k další úschově (archivaci). Druhé vyhotovení inventurního soupisu bude předáno odpovědnému pracovníkovi za movité věci, který v rámci své působnosti provede též další opatření (např. zajištění oprav).
5. Všichni pracovníci naší společnosti jsou povinni usnadnit práci inventarizačním orgánům a řídit se jejich pokyny v průběhu inventarizačních prací. Během inventarizačních prací je zakázáno jakékoliv přemísťování movitých věcí v užívání naší účetní jednotky.

XII.
Závěrečné ustanovení

1. Obsah této interní směrnice byl projednán a odsouhlasen s odborovou organizací, zřízenou v naší účetní jednotce.
2. Porušování této směrnice budou posuzovány a z toho vyvozovány důsledky podle platného zákoníku práce.
3. Tato směrnice se vydává s účinností od 1. ledna 2010 do 31. prosince 2012. Poté bude vyhodnocena a vydána nová směrnice s delší dobou platnosti.